به گزارش بانگ خبر، یکی از مهمترین دلایلی که به کمک آن می‌توان یک دعوای حقوقی یا یک دعوای کیفری را ثابت کرد، سند است. مطابق قانون، انواع سند را می‌توان شامل سند عادی و سند رسمی دانست. هر یک از این دو قسم سند، شرایط ویژه و خاص خود را دارند و بار اثبات هر یک از آنها نیز با یکدیگر متفاوت است.
از آنجایی که سند رسمی، دلیلی محکم در دعوا بوده که ادعای انکار یا تردید، در آن راه ندارد و صرفا، در صورت اثبات جعلی بودن آن، به عنوان دلیل در محکمه رد خواهد شد، ضروری است تا با قواعد تنظیم چنین سندی، آشنا بود و سعی داشت تا همواره، اسناد را بر اساس نحوه تنظیم قواعد تنظیم سند رسمی، تنظیم کرد.
بر اساس قوانین آیین دادرسی مدنی و کیفری، در کنار اقرار، سوگند و شهادت، سند یکی از مهمترین ادله اثبات دعوا محسوب میشود. خود سند را می‌توان به دو دسته سند عادی و سند رسمی تقسیم کرد که هریک با هم متفاوت هستند و آثار حقوقی متفاوتی نیز بر جای می‌گذارند.
نظر به اهمیت تشخیص عادی یا رسمی بودن سند و استناد به آن در دادگاه به عنوان یکی از ادله، قانون مدنی به تعریف سند رسمی پرداخته و به این پرسش که سند رسمی چیست؟ پاسخ داده است. ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، در تعریف سند رسمی، مقرر می‌دارد: ” اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است.”
بر اساس ماده فوق، در هر موردی که مامور رسمی، در حدود صلاحیت خود، به تنظیم اسنادی بپردازد و قواعد و تشریفات آن را نیز رعایت کرده باشد، محصول کار او، یک سند رسمی است که می‌توان در دادگاه، در مقام دفاع یا دعوا، به آن استناد کرد.
ارکان و ویژگی‌های سند رسمی
از جمله مهمترین ویژگی‌های سند رسمی، این است که لازمالاجرا بوده و ادعای انکار و تردید، در آن راه ندارد و در خصوص ارکان آن نیز باید گفت، همانگونه که از تعریف سند رسمی مقرر در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی بر می‌آید، سند رسمی، سه رکن اصلی دارد که این سه رکن، عبارتند از:
دخالت مامور رسمی
یکی از مهمترین ارکان سند رسمی، تنظیم سند، توسط مامور رسمی و صلاحیت‌دار است. در واقع سند رسمی، همه اعتبار و ارزش خود را از مامور صلاحیت‌دار تنظیم‌کننده آن می‌گیرد. مامور رسمی، شاهد و ناظر ممتازی است که قانون، وی را برای ثبت وقایع تعیین کرده و امضای وی هرگونه تردید نسبت به مفاد سند را از بین میبرد. البته، گفتنی است که ماموران رسمی، لزوما ماموران دولتی نیستند؛ بلکه ممکن است که این اشخاص، مامور به خدمت عمومی شده باشند؛ بدون اینکه در استخدام دولت باشند. مانند سردفتر اسناد رسمی.
صلاحیت مامور رسمی
ماموران رسمی صرفا در حدود صلاحیتی که به موجب قانون به آنها داده شده است مجاز به اقدام هستند. پس اگر از مرزهای این اختیار و صلاحیت قانونی تجاوز کنند، اعتبار اقداماتشان نیز از بین می‌رود. مانند اقدام مامور انتظامی یا شهرداری به تنظیم سند رسمی معامله، که خارج از صلاحیت آنها است یا تنظیم سند رسمی خارج از حوزه صلاحیت سردفتر اسناد رسمی.
رعایت مقررات قانونی
سند تنظیم‌شده در صورتی عنوان «رسمی» به خود می‌گیرد که مامور رسمی، مقررات قانونی مربوط به تنظیم سند رسمی را رعایت کرده باشد. به عنوان مثال، امضای مامور رسمی، به معنای آن است که مفاد سند، منطبق بر واقعیت و صحیح است. پس اگر مامور رسمی، از امضای سند خودداری کند، در واقع مبنای رسمی بودن سند را انجام نداده است.
تعریف سند رسمی در قانون ثبت
یکی از پرسشهای رایج در خصوص سند رسمی، این است که تعریف سند رسمی در قانون ثبت چیست؟ در پاسخ به این پرسش باید گفت، قانون ثبت، تعریفی مستقل و انحصاری از سند رسمی ارائه نداده است و اینگونه نیست که همانند قانون مدنی، مادهای مخصوص را به آن، اختصاص داده باشد.
اما با در نظر گرفتن آنچه به طور کلی، در مواد این قانون در خصوص سند رسمی آمده است، می‌توان گفت که سند رسمی مورد اشاره در قانون ثبت، کمی خاص‌تر از سند رسمی مورد تعریف در قانون مدنی است و اسنادی را دربر می‌گیرد که توسط اداره ثبت و دفترخانههای اسناد رسمی صادر میشود.
انواع اسناد رسمی
با استفاده از آنچه در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی آمده، در خصوص انواع سند رسمی می‌توان گفت که،
دسته اول، اسنادی هستند که اداره ثبت اسناد و املاک، نسبت به تنظیم آنها اقدام کرده است. مانند سند مالکیت، صورت‌مجلس تحدید حدود که در آن حدود ملک مشخص میشود و هر سند و نوشته‌ای که مامورین صلاحیت دار ثبت، در حدود وظایف خود، تنظیم كردهاند.
دسته دوم، اسنادی که دفترخانه‌ها یا همان دفاتر اسناد رسمی، نسبت به تنظیم آنها اقدام کرده‌اند؛ مانند اسناد انتقال قطعی یا سند ازدواج یا سند صلح و…
دسته سو نيز اسنادی هستند که نزد مامورین رسمی دولت، در حدود وظایف و صلاحیت آنها تنظیم شده است و دراين خصوص می‌توان به گواهینامه یا شناسنامه اشاره كرد.
گزارش از: مهديه سيد ميرزايي
